Home
Communicatieplan
Bij elke samenwerking tussen personen is het van het grootste belang dat duidelijk is wat de een van de ander verwacht. Het ligt voor de hand dat de samenwerkende partijen weten wat ze moeten doen.
Die duidelijkheid ontstaat doordat er wordt gecommuniceerd. Het overbrengen van informatie naar een andere partij. Bij het samenwerken tussen twee personen zal de mondelinge overdracht van informatie voldoende zijn maar als het om meer complexe partijen gaat moet je communicatieplan opstellen om de lijnen van de informatie duidelijk te maken. Het communicatieplan is de leidraad waarlangs de informatie bij de betreffende partijen terecht komt.
Video over onderwijs op Tegenlicht Kort
SMART communiceren
Binnen je communicatieplan moet je een aantal elementen toevoegen die er voor zorgen dat het communicatieplan overzichtelijk blijft. Ook in het onderwijs komt dit vaak voor, naast dat het vaak in het bedrijfsleven wordt toegepast. Tegelijkertijd zorgen die elementen er voor dat iedereen die betrokken is bij het communicatieplan optimaal werk kan verrichten. Deze elementen worden SMART genoemd waarbij het woord SMART bestaat uit de eerste letters van die elementen. De doelstelling van het communicatieplan moet daarom Specifiek zijn, dat wil zeggen dat duidelijk is waar het over gaat, en het moet Meetbaar zijn. Je wilt immers kunnen meten of je resultaat hebt of niet.
Communicatieplan als basis
Binnen het communicatieplan moeten alle betrokkenen beseffen dat de doelstelling Acceptabel is. Het heeft geen zin om iets te werken terwijl de uitgangspunten te ver van de werkelijk afliggen. Daarom dient een communicatieplan ook Realistisch te zijn. Deze laatste twee elementen versterken elkaar maar leggen wel de basis voor het feit dat de doelstellingen haalbaar moeten zijn.
Het laatste element tot slot betreft de Tijd. Voor elke communicatieplan moet je uitgaan van een einddatum zodat je binnen de tijdlijn van het communicatieplan elke kunt bijhouden of je de doelstellingen kunt halen. Met een communicatieplan op basis van de SMART doelstellingen is het mogelijk om elk product of elke dienst op een juiste manier in de markt te zetten. Hiermee haal je het hoogste rendement omdat de kans op succes aanzienlijk is. Een coach gebruikt ook de SMART als een van middelen om toekomst doelen duidelijk te maken.
De taakbeschrijving van een assistent
Voor een assistent geldt dat de taakomschrijving geheel afhangt van wat noodzakelijk is binnen het bedrijf op dat moment en elke vaak door een copywriter geschreven worden. Ervaren en gediplomeerde administratief medewerkers kunnen dus prima ingezet worden als assistent. Ze zijn getraind om snel en efficiënt te werken, hebben een algemene kennis van werkzaamheden die plaatsvinden binnen het bedrijf, en kunnen op flexibele wijze inspelen op de situatie.
Met een gedegen kennis van relevante software en goede communicatie-skills helpen zij je om een soepele bedrijfsvoering op gang te houden. Doordat je geen aandacht meer hoeft te besteden aan de taken die zij van je over kunnen nemen, kun je je eigen plan trekken en werken aan optimalisatie. Vaak moet een assistent ook goed kunnen copywriten.
Geef enkele taken uit handen
Uitbesteding van taken kan lastig zijn: je moet er op kunnen vertrouwen dat allerlei belangrijke zaken op een goede manier geregeld worden. Toch kun je niet alles tegelijkertijd doen, ook al zou je dat misschien wel het liefst willen. Een ervaren assistent kan een uitkomst zijn in lastige situaties. Communicatie over de werkzaamheden van een assistent is daarbij de belangrijkste factor: als je kunt vertrouwen op een assistent, kan het hele bedrijf daar direct van profiteren. Huur dus een extra assistent in en profiteer vrijwel direct van de tijdsbesparing die dat op kan leveren voor jou.
De werkzaamheden
De personen in deze functie nemen verschillende taken op zich. Dit zijn ondersteunende taken, maar zij hebben vaak ook weer ondersteunend personeel onder zich. Denk aan administratieve of secretariële medewerkers. Zij helpen met de eenvoudigere taken.
De taken zijn:
- Het ondersteunen, voorbereiden en organiseren van het werk van de baas of leidinggevende;
- Het bijhouden van de agenda, van de correspondentie met andere en van de in- en uitgaande postmappen;
- Het beantwoorden van vragen over verschillende organisatorische punten;
- Het uittypen en verwerken van brieven, offertes en verslagen;
- Het contact opnemen met klanten, cliënten of patiënten;
- Het notuleren tijdens vergaderingen;
- Het organiseren van bijeenkomsten en congressen;
- En vaak het beantwoorden van telefoontjes, faxen en e-mails.
Meer over onderwijs en carrières:
– Rijksoverheid: onderwijs pagina
– Inspectie van het onderwijs
– Website van Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB)
– Parool: onderwijs katern